Audit Internal Laboratorium

Audit Internal Laboratorium

AUDIT:

Proses sistematis, independen dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti obyektif dan mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit terpenuhi (ISO 19011:2018 Klausul 3.1)

 

BERBAGAI ISTILAH DALAM AUDIT

·         Bukti Audit

·         Bukti objektif

·         Ahli Teknis

·         Joint audit

·         Temuan Audit

·         Combined audit

·         Kriteria audit

·         Program Audit

·         Tim Audit

·         Auditor in training

·         Auditor

·         Rencana audit

·         Observer

 

PRINSIP AUDIT (KLAUSUL 4)

1. INTEGRITY

2. FAIR PRESENTATION

3. DUE PROFESSIONAL CARE

4. CONFIDENTIALITY

5. INDEPENDENCE

6. EVIDENCE BASED APPROACH

7. RISK BASED APPROACH

Referensi: ISO 19011:2018 Klausul 4

 

PEMBAHASAN PRINSIP AUDIT (KLAUSUL 4)

1.    INTEGRITY

Dasar profesionalisme Auditor dan personil pengelola program audit sebaiknya:

• Melaksanakan pekerjaan dengan jujur, dan tanggung jawab

• Hanya melaksanakan kegiatan audit jika memang kompeten

• Melaksanakan pekerjaannya dengan tidak memihak

• Peka terhadap pengaruh yang dapat menekan penilaian dalam melaksanaan audit

 

2. FAIR PRESENTATION

• Wajib menyampaikan laporan secara benar dan akurat

• Komunikasi sebaiknya jujur, akurat, obyektif, tepat waktu, jelas dan lengkap

 

 3. DUE PROFESSIONAL CARE

• Bersungguh-sungguh dalam mengaudit

• Menilai dengan tepat

• Memiliki kemampuan dalam menentukan penilaian yang rasional

 

4. CONFIDENTIALITY

• Berhati-hati dalam menggunakan dan menjaga informasi yang diperoleh selama audit

 

5. INDEPENDENCE

• Auditor sebaiknya independen terhadap kegiatan yang diaudit dan dalam posisi bebas dari bias dan konflik kepentingan.

• Untuk audit internal, auditor sebaiknya independen dari fungsi yang akan diaudit jika memungkinkan. Sebaiknya selalu objektif disepanjang proses audit.

• Untuk organisasi yang kecil, mungkin saja tidak memungkinkan internal auditor independen secara penuh terhadap aktivitas yang diaudit, tetapi semua usaha sebaiknya dilakukan untuk menghilangkan bias dan memastikan obyektivitas.

 

6. EVIDENCE BASED APPROACH

• Mendapatkan bukti audit yang dapat diverifikasi.

• Bukti audit sebaiknya berdasarkan sample informasi yang tersedia

 

Sampling dalam Audit:

1. Judgement-based sampling

2. Statistical sampling

 

7. RISK BASED APPROACH

• Dasar risiko sebaiknya digunakan dalam perencanaan, pelaksanaan dan pelaporan audit

untuk memastikan audit berfokus pada hal-hal yang signifikan untuk klien audit dan untuk mencapai tujuan program audit

 

TIPE AUDIT

PERBEDAAN AUDIT PIHAK 1,2 DAN 3

SEKILAS TENTANG ISO/IEC 17025:2017

1.      Scope

2.      Normative references

3.      Term and definitions

4.      General requirements

5.      Structural Requirements

6.      Resource Requirements

7.      Process Requirements

8.      Management and system requirements

 

CAKUPAN ISO/IEC 17025:2017

1. Ruang lingkup

2. Acuan normatif

3. Istilah dan definisi

4. Persyaratan Umum

1. Ketidakberpihakan

2. Kerahasiaan informasi

5. Persyaratan Struktural

6. Persyaratan Sumber Daya

1. Umum

2. Personil

3. Fasilitas dan kondisi lingkungan

4. Peralatan

5. Ketertelusuran metrologis

6. Produk dan jasa yang disediakan secara eksternal

7. Persyaratan proses

1. Kaji ulang permintaan, tender dan kontrak

2. Seleksi, verifikasi dan validasi metode

3. Pengambilan sampel

4. Penanganan barang yang diuji atau dikalibrasi

5. Rekaman teknis

6. Evaluasi ketidakpastian pengukuran

7. Penjaminan validitas hasil

8. Pelaporan hasil

9. Keluhan

10. Pekerjaan yang tidak sesuai

11. Pengendalian data dan manajemen informasi

8. Persyaratan sistem manajemen

1. Pilihan

2. Dokumentasi sistem manajemen (Pilihan A)

3. Pengendalian dokumen sistem manajemen (Pilihan A)

4. Pengendalian rekaman (Pilihan A)

5.Tindakan untuk mempertimbangkan dan menghadapi risiko dan peluang (Pilihan A)

6. Peningkatan (Pilihan A)

7. Tindakan korektif (Pilihan A)

8. Audit internal (Pilihan A)

9. Kaji ulang manajemen (Pilihan A)

8.1   Pilihan

PILIHAN A

8.1 Pilihan B

Menerapkan sistem manajemen sesuai ISO 9001 yang mampu mendukung pemenuhan Klausul 4 s.d. 7.

RINGKASAN PERUBAHAN PADA ISO/IEC 17025:2017

1.  Perubahan Format

2.  Penerapan Risk Based Thinking

3.  Berorientasi pada efektivitas pelaksanaan proses, bukan pada uraian langkah-langkah pekerjaan

4.  Dokumentasi prosedur dan informasi yang lebih fleksibel

5.  Pendekatan Proses

6.  Membuka ruang penerapan teknologi informasi yang lebih besar sesuai kemajuan jaman

8.8 Audit Internal (Pilihan A)

Harus melaksanakan audit internal pada interval yang telah direncanakan untuk memberikan informasi bahwa sistem manajemennya:

 

8.8 Audit Internal (Pilihan A)

a) Sesuai dengan:

Ø  Persyaratan yang ditetapkan sendiri oleh laboratorium, termasuk untuk kegiatan laboratoriumnya

Ø  Persyaratan standar

b) Diterapkan serta dipelihara secara efektif

 

Laboratorium harus:

a) merencanakan, menetapkan, menerapkan dan memelihara program audit, termasuk,   frekuensi, metode, tanggungjawab, persyaratan perencanaan dan pelaporan, yang harus mempertimbangkan pentingnya kegiatan laboratorium, perubahan yang mempengaruhi laboratorium, dan hasil dari audit sebelumnya.

b) mendefinisikan kriteria audit dan lingkup untuk setiap audit;

c) memastikan bahwa hasil audit dilaporkan kepada manajemen yang relevan

d) mengimplementasikan koreksi dan tindakan korektif tanpa ditunda

e) menyimpan rekaman sebagai bukti penerapan program audit dan hasil audit;

 

PENDEKATAN BERBASIS RISIKO DAN PROSES

AUDIT BERBASIS PROSES

PROSES : Rangkaian kegiatan yang saling berinteraksi yang merubah input menjadi output

Audit merupakan sebuah proses

Model Sebuah Proses

Bagaimana Proses Berjalan???

Kebijakan, Objektif dan Proses

Analisis Proses

Harus mendefinisikan proses sebagai berikut:

– Siapa pemilik proses

– Definisikan bagaimana proces dilaksanakan dan jika perlu, didokumentasikan

– Tetapkan urutan dan keterkaitan antara proses

– Tentukan bagaimana mengukur kinerja proses dan dimonitor

– Simpan informasi yang perlu untuk memperlihatkan bukti pencapaian target atau bukti proses dilaksanakan

 

Audit Dengan Pendekatan Risiko

Pertimbangkan prioritas untuk mengalokasikan sumber daya program audit untuk mengaudit hal yang penting dalam sistem manajemen Aspek yang dipertimbangkan:

1. Hasil audit sebelumnya

2. Pengaruh dari suatu proses terhadap sistem

3. Perubahan pada proses/sistem

Personil pengelola program audit sebaiknya mengidentifikasi risiko dan peluang dalam mengembangkan program audit dan menentukan persyaratan sumberdaya

 

PERENCANAAN AUDIT – PENDEKATAN BERBASIS RISIKO

Perencanaan audit harus mempertimbangkan risiko dari kegiatan audit pada proses auditi

• Risiko menjadi dasar untuk perjanjian antara klien audit, tim audit dan auditi tentang pelaksanaan audit

• Pendalaman rencana audit mencerminkan lingkup dan kompleksitas audit, serta risiko tidak tercapainya tujuan audit.

 

Dalam merencanakan audit, audit team leader sebaiknya mempertimbangkan hal-hal berikut:

a) komposisi tim audit dan kompetensi tim keseluruhan;

b) teknik sampling yang tepat (lihat A.6);

c) peluang untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kegiatan audit;

d) risiko mencapaitujuanaudit dari perencanaan audit yang tidak efektif;

e) risiko terhadap auditi dari pelaksanaan audit

 

Risiko terhadap auditi muncul:

Kehadiran anggota tim audit yang berpengaruh negatif pada sistem manajemen auditi (K3,mutu ,lingkungan, produk serta jasa)

 Untuk “audit kombinasi”, perhatian khusus diberikan pada interaksi antara proses operasional dan setiap tujuan dan prioritas dari sistem manajemen yang berbeda

 

Nita Natya

Materi bersumber dari webinar yang saya ikuti. Yang diselenggarakan oleh E-kalibrasi. Jika masih penasaran dengan materinya. Bisa join membership di e-kalibrasi J E-kalibrasi merupakan platform pelatihan online berbayar.